E2 GCE
Objetivo
O GCE (Gerenciamento e Comprovação de Entrega) é o sistema responsável por auxiliar com o envio e recebimento dos arquivos de boleto para clientes que optam por receber o pagamento de suas faturas através de convênio com o banco.
Configuração
A única configuração necessária, dentro do GCE, para sua utilização, é o cadastro das Ocorrências de retorno.
- Caminho: E2 GCE > Listas > Ocorrências de retorno.
Estas informações encontram-se no documento encaminhado pelo banco a distribuidora, este documento contém todos os detalhes para que a migração possa ocorrer, com detalhes de como os dados devem ser apresentados e enviados.
Acessando o caminho acima mencionado e clicando no botão 
, será visualizada uma nova tela com os seguintes campos.
Atenção
Os dados apresentados na imagem acima são meramente ilustrativas, é de suma importância que seja observada a documentação encaminhada pela instituição financeira.
- Febraban: utilizado para identificar o banco que esta encaminhando o arquivo.
- Ocorrência: mesmo código apresentado no documento do banco.
- Descrição: breve identificação da função da ocorrência.
- Ação: este campo determina a ação a ser disparada no sistema E2 Comercial ao identificar a utilização da ocorrência em questão, podendo ser "Sem efeito", "Baixa de registro no banco" ou "Quitação de documento".
Ações das ocorrências
Apesar de disponível, não é recomendada a utilização da ação "Baixa de registro no banco", pois esta ação pode eliminar indevidamente a fatura do sistema E2 Comercial.
Deve-se cadastrar pelo menos uma ocorrência com a ação "Quitação de documento", sendo comum que esta seja a de código número 6 e todas as demais devem estar cadastradas como "Sem efeito".
Nenhuma ocorrência deve ser deixada fora da lista, todas devem ser cadastradas, para que assim sejam evitados erros ao processar os arquivos.
Selecionando um registro existente e clicando no botão 
, uma tela semelhante a de cadastro de nova ocorrência será apresentada, porém, apenas os campos "Descrição" e "Ação" estarão habilitados para edição.
Por fim, ao selecionar um registro e clicar em 
, este será eliminado do sistema.
Processos
Remessa de boleto
A medida em que as faturas forem emitidas no E2 Comercial, deve-se acessar o E2 GCE para geração das remessas de boleto para envio ao banco. Geralmente este fluxo de geração é diária e para isso deve ser acessado o seguinte caminho.
- Caminho: E2 GCE > Remessa.
Na tela que será exibida, serão observados alguns filtros, botões de ação e uma lista de remessas caso estas existam.
Para criar uma nova remessa de boleto, deve-se clicar em e em seguida definir quais faturas farão parte desta nova remessa.
Para isso, preencher os campos apresentados no topo da tela seguinte. Esta busca pode ser realizada conforme o que for melhor para a distribuidora, porém existem algumas recomendações.
É importante que o checkbox 
"Incluir faturas em débito em conta" seja marcado, mas, em contrapartida, o checkbox "Incluir faturas passadas" não deve ser selecionado.
Definindo a inclusão das faturas cadastradas para debitar o pagamento em conta, é assegurado que caso o consumidor precise efetuar o pagamento por meio do boleto, esse pagamento seja possível.
Já a ação de não enviar faturas passadas, garante que faturas antigas não sejam encaminhadas novamente ao banco, evitando assim gastos desnecessários para a distribuidora. Exceto em casos específicos onde seja desejado enviar algum boleto para registrar novamente.
Observação
Quando a distribuidora encaminha um boleto para registro ao banco, ela paga mensalmente pela estadia deste documento como ativo na instituição financeira. Recomenda-se que o boleto da fatura fique ativo durante 150 dias, pois este é o período que o consumidor tem para pagar sua fatura.
Sempre que uma migração para boleto é realizada, todas as faturas em aberto são convertidas para boleto e enviadas para registro ao banco, tornando assim desnecessária a ação de enviar novamente.
Enquanto o documento estiver ativo, o consumidor consegue efetuar o pagamento normalmente, após isso o boleto não é mais reconhecido. A configuração deste período é realizada dentro do E2 Comercial, em dois lugares.
- Caminho: E2 Com > Comercial > Parametrização > Arrecadação > Dias p/ receber pós vencimento.
- Caminho: E2 Com > Comercial > Arrecadação > Listas > Geral > Agente arrecadador > Buscar pelo agente > Duplo clique > Aba Remessa > Dias venc.
IMPORTANTE: a quantidade de dias deve ser a mesma em ambos os caminhos, ou seja, tanto na parametrização quanto no cadastro do agente arrecadador.
Atenção
As orientações repassadas acima são válidas apenas em caso do formato de pagamento do boleto ao banco, ou seja, o contrato entre distribuidora e instituição financeira, ser por "Estadia". Neste caso a distribuidora pagará ao banco por tempo que o boleto permanecer ativo e esta cobrança será mensal.
Exitem ainda os formatos "Inserção" e "Quitação" que funcionam de forma diferente. Por "Inserção", a distribuidora paga por cada boleto inserido no banco e apenas no momento em que é inserido.
Já por "Quitação", o banco paga apenas após o documento ser quitado, assim a orientação anteriormente repassada pode variar ficando totalmente a critério da distribuidora marcar ou não os Checkbox.
Outra recomendação é manter o intervalo do campo "Vencto entre os dias" entre 00 e 30, pois desta forma todos os dias serão considerados já que neste campo é considerado o mês contábil. Em "Faturas já enviadas" é possível optar entre Reenviar ou Não enviar, para definir como o sistema tratará as faturas que já foram enviadas.
Após preenchimento dos campos, basta clicar em 
para que sejam apresentadas as faturas. Neste momento deve-se conferir quais documentos deverão compor a remessa. Caso seja identificada a necessidade de remover algum item, basta realizar a seleção e em seguida clicar em 
.
Por fim, com a lista ajustada, basta clicar em 
para que a geração seja feita.
Com a geração realizada, um novo registro com arquivo ".Rem" será apresentado na tela anterior, assim será possível realizar algumas ações como "Editar", "Excluir", "Gerar Arquivo", "Estornar" e consultar "Relatório".
Ao clicar em , uma nova tela será apresentada com algumas informações, dentre estas apenas o nome do arquivo e a sequência poderão ser alteradas. Já clicando em uma mensagem de confirmação será apresentada e dando sequência a remessa será removida.
Clicando em 
, uma nova tela será apresentada com os dados da remessa. Deve-se neste momento escolher em qual local será salvo o arquivo após gerado e baixado, para isso clicar em 
e navegar pelas pastas do sistema.
Em seguida, clicar em 
, que apesar de possuir o mesmo nome do botão anterior, está na nova tela aberta. O sistema retornará com uma mensagem informando que a geração ocorreu com sucesso e questionará se deve prosseguir com o processamento da remessa.
Caso a remessa seja processada, além de ser realizado o download do arquivo, as informações dos boletos serão encaminhadas ao E2 Comercial.
Mas, se não for processada, apenas o download será realizado, com a possibilidade de processar mais tarde seguindo o mesmo caminho. Contudo, é importante que o processamento seja realizado dentro do menor tempo possível para liberação das faturas.
Observação
- Caminho para processar mais tarde: E2 GCE > Remessa > Através dos filtros buscar pela remessa > Gerar arquivo > Gerar arquivo > Confirmar o processamento.
Após geração da remessa, retornando para tela anterior, caso seja necessário realizar alguma alteração em uma das remessas, pode-se estornar o processamento selecionando a remessa e clicando em 
, assim será possível excluir o arquivo gerado, por exemplo.
Para análise da remessa, o sistema conta com dois relatórios, acessados através do botão 
. No primeiro, "Lista", pode-se conferir todas as faturas que fazem parte da remessa em específico, conferindo assim se todas estão corretas.
Já no segundo, "Resumo", pode-se analisar todas as remessas geradas para o agente em específico, a partir do dia de geração, número de faturas e o valor total (R$).
Após finalizada a geração do arquivo e feito seu processamento, o próximo passo é enviar o arquivo ao banco conforme acordo entre distribuidora e agente financeiro, podendo ser por e-mail, portal, aplicativo ou outro.
Consulta documentos
Além dos relatórios mencionados anteriormente, o sistema GCE também conta com a tela "Consulta documentos", onde é possível conferir as faturas processadas e o histórico das remessas. Para acessar esta tela, seguir o seguinte caminho.
- Caminho: E2 GCE > Consulta documentos.
Nesta tela será possível observar alguns filtros para busca dos registros. Efetuando a listagem dos dados já existentes no sistema, se observará uma separação em dois blocos.
No primeiro, constarão as faturas uma a uma e ao selecioná-las, no bloco abaixo será demonstrado o histórico da remessa a qual a fatura pertence. Dessa forma será possível rastrear o motivo pelo qual boletos de faturas não foram reconhecidos, assim como outros problemas.
Existe também nesta tela o botão 
, onde é possível adicionar o registro de uma fatura à remessa caso esta não conste na listagem.
Faturas diferentes da fatura regular emitida mensalmente, podiam não ser apresentadas para inclusão na remessa.
Assim, com esta função incluí-se o registro manualmente para que, no momento de importação do retorno, tais valores pudessem ser reconhecidos e as faturas quitadas. Atualmente esta função é pouco utilizada.
Retorno
Após enviar o arquivo ".REM" ao banco, será enviado como retorno a distribuidora um arquivo ".RET". Neste arquivo recebido, estarão os registros conforme aquilo que a distribuidora solicitar que o banco retorne.
Caso seja definido retorno para registro realizado com sucesso, pagamentos, exclusões entre outros, estes serão os dados que constarão neste arquivo.
Limitação do GCE
O sistema GCE possui uma limitação quanto a quantidade de linhas do arquivo de retorno, caso ele possua mais de 5 mil linhas, não será possível importá-lo. Assim recomenda-se optar apenas pelo retorno dos boletos que foram pagos, as demais informações são dispensáveis.
Para realizar a importação deste retorno deve-se acessar o seguinte caminho.
- Caminho: E2 GCE > Retorno.
Ao acessar a tela, assim como as anteriormente descritas, será observado alguns botões de ação e campos de filtros para busca de importações já realizadas.
Dica
Para melhor visualização dos dados da imagem, clique sobre ela!
Ao clicar em , será observada uma nova tela onde deve-se preencher os campos Faturamento com a competência atual, Agente com o mesmo agente no qual foi realizada a geração do arquivo ".REM" e Diretório onde deve-se clicar em e navegar através das pastas do sistema até o local do arquivo a ser importado.
Após selecionar a pasta, os arquivos reconhecidos serão apresentados em um pequeno retângulo abaixo dos campos de pesquisa, caso o arquivo já tenha sido importado no sistema, será observado na coluna "Imp." um * (asterisco) sinalizando o arquivo.
Ao selecionar um arquivo já importado e clicar em 
, o sistema emitirá um alerta informando o arquivo, seu status de importação, o usuário que executou a ação, a data em que ocorreu e questionará se é desejado prosseguir.
Clicando em "Sim" a importação será efetuada novamente. Caso seja a primeira importação do arquivo, ele apenas será importado ao clicar em "Importar".
Dica
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Atenção
Para efetuar a importação é necessário selecionar um dos arquivos listados após a escolha da pasta no sistema, em seguida será possível clicar em importar, caso a seleção não seja realizada o sistema não efetuará ação nenhuma.
O passo seguinte a importação é gravar os dados recebidos. Para isso, clicar em , confirmar a mensagem seguinte e em seguida processar clicando mais uma vez em "Sim" na nova mensagem exibida.
Neste momento os dados serão enviados ao E2 Comercial, contudo, os pagamentos ainda não estarão efetivados. É necessário executar uma próxima etapa, desta vez dentro do E2 COM.
- Caminho: E2 Com > Comercial > Arrecadação > Importar arrecadação.
Na tela exibida, preencher os seguintes campos com as informações indicadas.
- Período: todos.
- Processado: Não.
- Agente: preencher com o mesmo agente de geração da remessa e do retorno.
Por fim, ao clicar em Pesquisar, será exibido o registro recém gerado a partir do E2 GCE. Deve-se selecioná-lo e clicando em Mais opções escolher a opção Processar, uma mensagem de confirmação será exibida, ao confirmá-la o processamento será efetivamente realizado e a baixa das faturas executada.
Ainda no botão Mais opções é possível acessar outras ações como.
- Estornar processamento: caso se faça necessário estornar o pagamento de alguma fatura, será necessário estornar o arquivo de retorno processado. Para isso deve-se observar a ordem de processamento dos arquivos.
Exemplo
Em caso de importação dos retornos 1, 2 e 3. Caso se faço necessário estornar o processamento do retorno 1, será necessário primeiramente estornar os retornos 3 e 2, nesta ordem, para após estornar o retorno 1.
- Imprimir: este documento apresenta os registros constantes no retorno importado.
- Imprimir registros com erros: este documento apresenta os registros com inconsistências no momento do processamento do arquivo.
- Arquivos importados: apresenta as sequências de retorno importadas no sistema.
- Reanalisar arquivos: em arquivos não processados, permite redefinir como o sistema tratará os registros com erro, podendo definir que será quitado ou desconsiderado.
Arquivo de retorno
Layout do arquivo
Os arquivos de retorno, possuem o formato ".RET" e são responsáveis por comunicar a distribuidora os dados de pagamento dos boletos anteriormente enviados.
Estes dados, como já mencionado anteriormente, são apresentados conforme aquilo que for solicitado no momento do envio do arquivo da remessa.
É recomendada a utilização do arquivo de retorno com o menor tamanho possível, para isso deve-se evitar solicitar muitas informações de retorno, bastando apenas informações referentes aos pagamentos dos boletos.
Isso porque o sistema GCE possui uma limitação de importação de arquivos com no máximo 5 mil linhas. Assim, em situações onde mesmo solicitando retorno apenas dos pagamentos das faturas, o arquivo ainda fique com mais de 5 mil linhas, se faz necessário particioná-lo.
Para visualização do layout do arquivo e demonstração de como proceder com sua divisão, em caso de necessidade, será apresentado a seguir um exemplo.
Atenção
Os bancos seguem o padrão de arquivo estabelecido pela FEBRABAN (Federação Brasileira de Bancos), contudo cada um deles tem suas particularidades, assim é recomendada a consulta ao manual de layout específico do banco.
Tendo isto em vista, reforça-se que o arquivo que será apresentado a seguir é apenas um exemplo, não deve ser adotado como padrão invariável para toda e qualquer instituição financeira.
Dica
Para melhor visualização dos dados da imagem, clique sobre ela!
A imagem acima, demonstra como se apresenta um arquivo de retorno. Este layout é baseado no padrão CNAB 240, onde a sigla significa "Centro Nacional de Automação Bancária" e a numeração se refere a quantidade de caracteres por linha (registro).
No total o arquivo de exemplo possui 60 linhas, sendo que destas, 2 são o cabeçalho de identificação e 2 o rodapé com totalizadores, destacados em retângulos roxos.
As demais linhas são registros dos boletos com seus respectivos dados de pagamento, sempre apresentados em duplas.
Antes de seguir, leia estas instruções!
A seguir serão apresentados alguns blocos de informações que apresentarão um botão de copiar e uma barra de rolagem quando necessário.
Para melhor visualização, clique em 
"Copiar" no canto superior direito, em seguida abra um bloco de notas e clique em "CTRL + V", esta ação irá colar as linhas de exemplo em sua tela.
Mas se preferir, é possível acompanhar a explicação apenas rolando a barra localizada na parte inferior dos blocos, quando apresentada.
Caso não localize o botão de copiar, basta passar o mouse sobre as linhas dos textos nos blocos, isso fará com que o botão copiar se destaque, em seguida basta clicar sobre ele.
No bloco abaixo, verifica-se as duas primeiras linhas do arquivo. Na primeira linha há informações do Cabeçalho do Arquivo com dados como código do banco, data de geração, nome da distribuidora e do banco, tipo de serviço e sequencial do arquivo.
Na segunda linha há informações do Cabeçalho do Lote com mais dados a respeito da conta, agência, entre outros.
Duas primeiras linhas do arquivo de retorno:
↓
75600000 286433042000131 03078000000000011710C********** D* E************ DS***** 21502202404011600020608500000
75600011T01 043 2086433042000131 307800000103078000000000011710C********** D* E************ D 000000001502202400000000
Já no bloco abaixo, verifica-se as duas últimas linhas do arquivo, na primeira linha há informações do Trailer do Lote com dados como totalizadores de valores e quantidades do lote.
Na segunda linha há informações do Trailer do Arquivo com mais dados a respeito de totalizadores e código identificador.
Duas últimas linhas do arquivo de retorno:
↓
75600015 00005800528400000000261577875000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000
75699999 000001010572000000 000000001502202400000000
No bloco abaixo, está o exemplo de um par de linhas que correspondem a um registro do arquivo de retorno.
Linhas de retorno de um boleto:
↓
7560001310537T 0603078000000000011710000176980001011 1000000000176980140220240000000000162907560307800000000000000000000176980091000004650153360D******* D** S***** L********** 00000000000000000000000800000000002
7560001310538U 060000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000162900000000000162900000000000000000000000000000001402202415022024 00000000000000000000000 1528395175600000000000000000000
A primeira linha corresponde aos Dados do boleto, assim inicia com o número do FEBRABAN e ao fim do primeiro bloco de informações observa-se a letra "T" que identifica esse tipo de dado.
Ainda nesta linha há a identificação do boleto, número de controle interno, data de vencimento do boleto, valor do documento, agência onde foi feito o pagamento e o nome do pagador.
Na linha seguinte, constam as informações correspondentes aos Detalhes do pagamento, mais uma vez há o número do FEBRABAN e ao fim do primeiro bloco de informações observa-se a letra "U" que identifica esse tipo de dado.
Seguindo, são apresentados o valor pago do boleto, o valor recebido sem descontos, juros/multas/descontos, data de pagamento e data de crédito e por fim um identificador da transação.
Essas linhas sempre serão apresentadas em dupla, assim para cada linha "T" há uma linha "U", elas podem ser chamadas de Registros de Transação (Segmento T e U).
Particionar o arquivo
Para particionar um arquivo com mais de 5 mil linhas, é necessário se atentar a alguns detalhes essenciais, para que os novos arquivos sejam reconhecidos pelo E2 GCE.
A seguir será demonstrada a forma de proceder utilizando um arquivo menor, apenas para facilitar a visualização, contudo as mesmas ações podem ser adotadas com arquivos maiores.
O primeiro passo é averiguar qual exatamente é o tamanho do arquivo, ou seja, quantas linhas ele possui. Com este dado em mãos, deve-se calcular em quantos arquivos novos será necessário particionar, de forma que o arquivo original fique com até 5 mil linhas em cada parte.
Exemplo
Ao receber um arquivo de retorno com 25.000 linhas, por exemplo, sabemos que será necessário criar 6 novos arquivos, pois:
- 25.000 linhas do arquivo original / 5.000 linhas de cada novo arquivo = 5 arquivos novos + 1 arquivo.
É necessário levar em consideração que ao realizar esta divisão "pura", não é contabilizada a necessidade de inclusão das linhas de cabeçalho e rodapé em cada arquivo, que por si só ocupam 4 linhas.
Desta forma ao adicioná-las, o arquivo passaria a ficar com em media 5.004 linhas o que não seria processado pelo GCE, por isso ao calcular a quantia de arquivos necessários, deve-se adicionar um a mais no resultado final e observar com quantas linhas cada arquivo ficará.
Para manipulação do arquivo, recomenda-se utilizar um bloco de notas com um pouco mais de recursos do que o nativo do Windows. Notepad++ é uma sugestão de software para executar estas alterações.
Nele é possível visualizar a contagem de linhas de forma mais clara, tornando o trabalho mais preciso e seguro.
Retomando o arquivo de exemplo, ao abri-lo no Notepad++, constata-se que o mesmo possui 60 linhas, desta forma sua divisão ficará em dois arquivos com mais ou menos 30 linhas cada.
Existem quatro linhas que se repetirão e não devem ser removidas dos arquivos, que são as duas primeiras e as duas últimas, além disso, deve-se observar os arquivos duplos de registro de cada boleto, como explicado anteriormente, para cada linha "T" existe uma linha "U".
Outra informação importante para a divisão, é que as linhas que são contabilizadas são da primeira até a antepenúltima, ou seja, da primeira linha do cabeçalho até a última linha de registro "U".
Contudo, abaixo da última linha de registro "U", deve constar as duas linhas de rodapé, elas apenas não entrarão na contabilização de linhas totais.
Dica
Para melhor visualização dos dados da imagem, clique sobre ela!
A imagem acima demonstra como ficaria o primeiro arquivo de divisão. Observa-se as duas primeiras linhas inalteradas, na sequência, 28 linhas de registros de boleto que, unidos ao cabeçalho, totalizam as 30 linhas e, ao fim, as duas linhas de rodapé.
Nessas últimas linhas, há um dado destacado, alterado conforme o novo número de registros do arquivo. Anteriormente este valor estava maior, agora passa a estar com 30 conforme a contagem de linhas explicado acima.
A parte dois do arquivo terá exatamente o mesmo formato, porém apresentará os demais registros de boletos, sempre respeitando as linhas "T" e "U".
Faturas
No momento da migração do formato de recebimento dos pagamentos das faturas, de barra de arrecadação para boleto, um dos procedimentos efetuados é a conversão das faturas para o formato boleto.
Todos os modelos de fatura passam por esta conversão, faturas regulares, de irregularidade de consumo, de saldo de consumo, parcelamentos entre outras.
Também é realizado a conversão de todas as faturas encontradas em aberto para envio ao banco na primeira remessa oficialmente gerada. Desta forma, é prevenida a possibilidade de erros e problemas nos pagamentos.
Observação
A imagem acima demonstra o boleto em uma fatura no modelo A4 gerada através da opção de segunda via. Contudo a personalização das faturas se estende também ao modelo gerado através do EFI, quando utilizado.
Neste caso é necessário alterar o modelo das bobinas de fatura, já que a inserção correspondente a parte do boleto na fatura a torna mais extensa. Assim, deve-se providenciar as novas bobinas para encaminhamento à Useall a fim de permitir a realização de testes.
Esta alteração das bobinas faz parte de uma das etapas da implantação do boleto. Para mais detalhes de como proceder, basta entrar em contato com a equipe de serviço do E2 Comercial.
Erro no pagamento e estorno de fatura
Existe um cuidado que deve se ter ao lidar com eventuais ajustes nas faturas, pois estes podem ocasionar grandes transtornos.
Deve-se sempre evitar a utilização do estorno de fatura, recorrendo a este recurso apenas em último caso, após constatado que não há outra forma de aplicar o ajuste. O motivo para tal orientação, é o fato de que ao estornar um documento, o mesmo perde o chamado "nosso número".
Este dado é responsável por identificar a fatura desde seu envio ao banco até a baixa no sistema. Assim, ao perder este código de identificação a baixa não pode mais ser realizada, podendo acarretar cobranças a mais ou até cortes indevidos.
O mais indicado é sempre aguardar a próxima competência e retificar a fatura em questão, pois assim o sistema realiza o cálculo e os lançamentos necessários, gerando um novo documento que garante um fluxo correto do início ao fim.
Contudo, se realmente for necessário estornar a fatura, deve-se excluir a leitura e lançar caderno novamente para que um novo nosso número seja gerado, afim de que o GCE possa reconhecer e permitir a inclusão do documento em uma remessa.
Mas se não for possível excluir a leitura e/ou o documento já estiver registrado e em posse do consumidor, deve-se recolher a fatura do consumidor, o enviando a nova fatura para pagamento.
ATENÇÃO
Nesta situação é responsabilidade da distribuidora garantir o não pagamento da fatura anterior e o encaminhamento da nova fatura ao consumidor.
Além disso, será necessário encaminhar ao banco uma solicitação de baixa da fatura, ou seja, retirada do boleto como ativo, isso pode ser realizado através do próprio GCE, já que o sistema gera uma linha de registro de baixa.